Dokumen merupakan antara perkara awal sebelum berlakunya perekodan. Untuk merekod sesuatu maklumat, kita perlukan dokumen dan ia boleh dijadikan sebagai bukti pada rekod yang kita lakukan. Dokumen bermaksud maklumat yang diwujudkan sama ada dalam bentuk fizikal (kertas) mahupun ‘e-document’ (softcopy).
Di dalam perniagaan, perakaunan merupakan salah satu unsur yang penting didalam pengurusan perniagaan. Bila disebut tentang perakaunan, kita akan terfikir tentang Penyata Kewangan. Penyata Kewangan ini dihasilkan bermula dengan dokumen-dokumen perakaunan.
Apa itu dokumen-dokumen yang biasa digunakan dalam perakaunan?
1. Invois
Invois, digunakan apabila berlakunya transaksi. Ia dikeluarkan oleh penjual dimana dokumen ini menyatakan barang atau servis yang dijual, termasuk kuantiti dan nilai barang tersebut. Kebiasaannya digunakan pada transaksi secara kredit.
2. Resit
Sama seperti invois, tetapi ia berlaku pada transaksi secara tunai. Perasan tak, setiap kali kita pergi ke pasaraya, bila kita membuat pembayaran, juruwang akan beri kita resit. Mengapa resit dikeluarkan? Kerana transaksi itu telah dibayar. Maka mereka keluarkan resit dan bukan invois. Namun ada juga sesetengah syarikat yang menggabungkan invois dan resit sebagai satu dokumen untuk transaksi secara tunai.
3. Voucher Pembayaran
Dokumen ini digunakan untuk membuat pembayaran. Sebelum membuat pembayaran, dokumen ini akan disediakan dan akan dikepilkan dengan dokumen lain yang berkaitan. Voucher Pembayaran ini kemudian akan diserahkan kepada pihak pengurusan untuk memberi kebenaran atas pembayaran tersebut.
Contoh : Pada 30 Februari, terdapat bayaran yang perlu dibuat iaitu pembelian bahan mentah. Vaucher Pembayaran akan disediakan dan invoice dari pengedar akan disertakan sekali dengan voucher pembayaran sebelum dihantar kepada pihak pengurusan.
Selepas pembayaran telah dibuat, pengedar akan berikan resit kepada kita. Jangan lupa untuk kepil kan sekali resit tersebut pada voucher pembayaran sebagai bukti pembayaran.
4. Nota Debit
Nota debit dikeluarkan oleh pembeli dan akan diberikan kepada penjual untuk meminta pemulangan barang. Ia terjadi kerana barang yang diberikan penjual telah rosak, atau tersalah barang, atau tersalah quantiti.
5. Nota Kredit
Apabila penjual menerima Nota Debit dari pembeli, penjual akan keluarkan Nota Kredit dan diberikan kepada pembeli sebagai pengakuan terdapat barang yang akan dipulangkan.
6. Borang Tuntutan (Claim Form)
Dalam perniagaan, ia sudah menjadi kebiasaan bagi sesuatu perbelanjaan itu dibayar dahulu oleh pekerja. Sebagai contoh, apabila ada pekerja terpaksa mengeluarkan wang mereka bagi tujuan perjalanan untuk berjumpa dengan pelanggan. Memandangkan tujuan perjalanan ini adalah untuk perniagaan, pekerja tersebut boleh menuntut wang yang mereka gunakan seperti duit tol, isi minyak dan sebagainya. Jadi, pekerja tersebut akan menggunakan Borang Tuntutan untuk menuntut wang nya semula dari syarikat. Dokumen lain perlu disertakan juga pada Borang Tuntutan tersebut sebagai bukti perbelanjaan.
Banyak lagi dokumen-dokumen lain yang digunakan dalam perniagaan. Untuk mengetahui lebih lanjut, sertai kursus asas perakaunan di Ilhami.my dan jangan lupa untuk sertai kami di facebook!